陕西省残疾人福利基金会档案管理制度

为规范档案管理，确保档案完整与安全，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《基金会管理条例》等有关法律法规，依照本组织章程的规定，结合本会实际，制定本制度。

一、本会档案是指各部门在工作和活动过程中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、影像各种不同形式的历史记录，包括纸质、电子、实物等档案。

二、本会档案管理工作实行秘书长责任制。档案统一由办公室负责管理，由档案管理人员负责档案收集、整理、建立搜索目录和日常维护等工作，部室档案和个人档案由部室负责收集、整理、立卷。

三、各部室都要建立健全平时归卷制度，根据本部室的业务范围及当年工作任务，管理好平时文档，归档的文件材料必须按类别立卷，以年度为线索。

四、部室共同参与办理的档案，由主办部室收集归卷。 

五、归档范围

（一）行政档案：

1.上级主管部门及其他单位相关往来文件。

2.本会制定的各种文件、会议记录及通知。

3.以本会名义出具的请示、报告、函复等文件。

4.专职、兼职人员的人事简历及相关资料。

5.本会的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议纪要、统计报表等。

6.重要的会议材料，包括会议的通知、决议、会议纪要等；

7.本会反映主要职能活动的报告、总结。

8.本会与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

9.本会的历史沿革、大事记、荣誉证书、奖杯、奖牌等。

（二）财务档案

1.会计凭证类：原始凭证、报销凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。

2.会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片，辅助账簿、其他会计账簿。

3.财务报告类：年度财务报告，包括会计报表、附表、附注、其他文字说明、其他财务报告。

4.其他类：现金盘点表、银行存款余额调节表，银行对账单，其他应保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册等。

财务人员工作调岗时，按要求填写“工作交接明细单”存档，以保证工作的连续性。

（三）项目档案

1.项目存档清单

（1）项目申请、项目方案、辅证材料。

（2）项目审批材料。

（3）项目资助协议。

（4）项目实施过程中各阶段的报告。

（5）项目实施过程中的各类报表。

（6）项目实施过程交流材料。

（7）项目管理过程记录，包含各阶段的检查表。

（8）项目总结材料。

（9）项目验收评估材料。

2.活动档案存档清单

（1）专项活动封面、目录。

（2）活动筹备的文件材料。

（3）活动开展的文字材料。

（4）活动结束后的总结材料。

（四）传播资料档案

1．各类宣传制作品及印刷品。

2．媒体报道部门原件剪报。

3．照片、影片、录音、录像、视频等。

4．其它宣传素材。

六、归档要求

（一）按照“年度—保管期限”的分类方法整理归档。文件发文稿纸和文件处理单，应与文件正本、定稿一并归档。

（二）凡反映本会主要职能活动和重要工作成果；领导人和著名人物参加本会及与本会有关的重大公务活动；记录和反映本会重大事件、重要外事活动、大型会议，专业性会议等的照片、录音、录像都属于影像档案归档范围。

（三）各部室应积极运用计算机等现代化手段对单位档案信息数据进行管理和统计、分析，并建立相应的电子档案，提高管理效率。

（四）电子档案的保管应配备专用的数据存储设备，定期备份。通过网络管理的，还须做好网络安全防护，确保数据的完整、安全。

七、保管期限

（一）永久保管的档案

1.本会召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料。

2.本会职能活动中形成的重要业务文件材料。

3.本会关于重要问题的请示与上级基金会的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等。

4.本会机构演变、人事任免等文件材料。

5.本会房屋买卖、土地征用、重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料。

6.上级基金会制发的属于本会主管业务的重要文件材料。

7.同级单位、下级单位关于重要业务问题的来函、请示与单位的复函、批复等文件材料。

（二）定期保管(10年或5年）的档案

1.本会职能活动中形成的一般性业务文件材料。

2.本会召开一般会议、举办一般活动等形成的一般性文件材料。

3.本会人事管理工作形成的一般性文件材料。

4.本会一般性事务管理文件和业务管理材料。

5.本会关于一般性问题的请示与上级基金会的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等。

6.上级基金会制发的属于本会主管业务的一般性文件材料。

7.上级单位和同级单位制发的非本会主管业务但要贯彻执行的文件材料。

8.同级单位、下级单位关于一般性业务问题的来函、请示与本会的复函、批复等文件材料。

9.下级单位报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

八、档案的借阅与复制

（一）工作人员因工作需要可以借阅档案室库存档案，履行登记手续，经办公室负责人批准。案卷一般仅供在本会办公室阅看；外单位来人查阅档案，必须持有单位介绍信。

（二）借阅机密档案的，负有保密责任，违者按照国家有关规定处理。复制密级文件必须经法定代表人批准。

（三）借阅档案必须遵循有关规定，履行必要的借阅手续，借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，档案管理人员须当面查看清楚。

九、档案保管区域应按规定具备防火、防盗、防潮、防虫、防尘等功能，配备必要的设备 、装具，符合安全防护要求。

十、档案销毁

（一）销毁档案时，要填写销毁清册，经本会法定代表人审批，方可销毁。销毁档案应手续齐全，确保无泄密事件发生。

（二）销毁档案清册应归档，作为永久保存。

十一、本会相关人员有下列行为之一的，按情节轻重，予以警告、通报批评、解除劳动合同。若构成犯罪的，依法追究刑事责任：

(一)损毁、丢失或擅自销毁本会档案的；

(二)未经批准，擅自向外界提供、抄摘本会档案的；

(三)涂改、伪造档案的；

(四)未及时上报归档或管理不善的；

(五)其他违反档案管理规定的行为。

十二、本制度未尽事宜根据《基金会管理条例》、国家法律法规和有关方针政策、本会章程执行。